Een zakelijke tekst kan enorm opknappen van feedback. Als je lang met een tekst bezig bent, is de kans immers groot dat je vrij blind wordt voor bepaalde zinsconstructies, onlogische overgangen in de tekst  en typefoutjes. Aan de andere kant wordt een tekst er niet beter van als iedereen zijn zegje erover kan doen. Hoe zet je tekstfeedback zinnig in?

Meelezer in plaats van tegenlezer
Sommige organisaties hanteren nog de term tegenlezer. Begin met dat te veranderen in meelezer. Een van de inspecties waar ik training geef, noemt ‘schriftelijke tekstfeedback’ ook wel ‘meeleesprofijt’.


Geef aan waar je feedback op wilt

Als schrijver kun je aan de meelezer op verschillende niveaus tekstfeedback vragen. Spreek van tevoren af waar de feedback zich op richt. Anders is de kans groot dat de feedback alleen gaat over type- en taalfoutjes. Dat is fijn, maar een tekst kan juist opbloeien van inhoudelijk commentaar. Onderwerpen voor feedback:

  • De inhoud. Is die afgestemd op doel- en doelgroep? Kloppen de feiten en cijfers? Is de hoofdboodschap goed verwoord?
  • De toon. Is de toon zakelijk? Niet te belerend, verwijtend, onzeker, te sturend of te afstandelijk. Bekijk de toon in relatie tot het doel en de doelgroep van de tekst. Zo mag een instruerende tekst heel sturend zijn: graag zelfs.
  • De opbouw. Staat de hoofdboodschap aan het begin of aan het eind van de tekst? Is de opbouw van de tekst bijvoorbeeld goed te volgen voor de scannende lezer? Een inleiding kan daarin heel helpend zijn, evenals inhoudelijke tussenkopjes.
  • De formulering. Zijn de zinnen concreet en actief?
  • De taal: is de woordkeus passend en is de spelling correct?

Spreek af hoe de feedback eruit ziet
Bespreek vooraf met de meelezer hoe die de meeleesfeedback geeft:

  • in het rapport zelf, via ‘Wijzigingen bijhouden’, of
  • op een apart A4’tje (tops/tips)
  • met of zonder tekstsuggesties: de ene schrijver heeft geen behoefte aan tekstsuggesties, terwijl een ander juist geholpen is met een goede suggestie.

Houd de regie op de feedback
Als je aan 10 mensen feedback op je tekst vraagt, is de kans groot dat je zeer uiteenlopende commentaren krijgt. Mensen werken graag mee en iedereen vindt er wat van. En wat doe jij als schrijver met al die verschillende commentaren? Als je iedereen tevreden wilt stellen, gaat dat ten koste van de tekst. Je verkiest dan de relatie boven de inhoud. Maak een bewuste keuze daarin.

Een tekst wordt vaak minder duidelijk als je er veel mensen bij betrekt. Je kunt er een formule op loslaten: de kwaliteit van een tekst is omgekeerd evenredig aan het aantal mensen dat eraan heeft meegeschreven. Jeanine Mies noemde dat ook wel de wet van Scholten, in haar voordracht voor de Academie voor Overheidscommunicatie in 2017. Hans Scholten van het toenmalige ministerie van Verkeer en Waterstaat bedacht deze formule.

Zorg daarom dat je de regie op de feedback houdt. Kies bewust enkele mensen die je om feedback vraagt. Kijk daarbij bijvoorbeeld naar de rol die ze hebben, hun kennis van de doelgroep en van het onderwerp van de tekst. Zo vroeg ik als adviseur Interne Communicatie bij de TU Delft soms rechtstreeks feedback aan de doelgroep. Ik liet beleidsmededelingen bijvoorbeeld  aan een of twee medewerkers en aan iemand van de ondernemingsraad proeflezen.
Het werkt ook goed als je iemand de tekst laat lezen die niets van het onderwerp afweet. Vaak kan diegene heel goed aangeven of de tekst logisch is en de lezer goed meeneemt in het verhaal.

Blijf eindverantwoordelijk voor de logica in het verhaal
Als schriftelijk adviseur ken je het wel: een bestuurder die zegt dat ‘dit en dat ook nog even in de tekst erbij moet’. Soms zijn dat stokpaardjes van bestuurders en soms willen mensen gewoon hun mening claimen. Hoe ga je ermee om? Als je niet oppast, wordt je tekst een tekst met pleisters: een lopend verhaal wordt onderbroken door een opmerking of alinea die ertussen is geplakt.
Zorg daarom dat wat je opneemt:

  • in de verhaallijn van je tekst past, zodat de lezer altijd de rode draad van het verhaal kan volgen. Ga na wat de aard is van de opmerking die ‘erbij moet’. Hoort het bij de beschrijving van de problematiek? Is het een onderzochte oorzaak die iemand graag genoemd wil hebben? Of is de aard van de opmerking een extra aanbeveling? Is het jou als schrijver niet duidelijk hoe de opmerking past in de lijn van het verhaal, ga dan in gesprek met de meelezer.
  • past bij de stijl van de tekst. Schrijf je concrete, actieve zinnen, dan past daar niet een zin tussen die heel lang of heel formeel is.

Waardeer de meelezer
Misschien is het voor de hand liggende tip. De meelezer steekt tijd in de feedback. Hoor het aan en vraag door als je iets niet begrijpt. Ga niet in de verdediging. Dan kan het zijn dat de meelezer zijn of haar feedback verder voor zich houdt, vriendelijk ja-knikt en de volgende keer bedankt. Het goedhouden van de relatie weegt namelijk zwaar in de zakelijke omgeving.

Je hoeft de feedback niet toe te passen, je houdt de regie over je tekst. Bedank de meelezer voor de tijd die hij of zij in de tekstfeedback heeft gestoken, ook al ben je het niet eens met het commentaar.

Kortom …
… spreek met de meelezer af waar je feedback op wilt hebben, hoe je dat wilt hebben en kies de meelezers bewust uit. Hoor ze aan, luister naar hun toelichting, vraag door en bedank ze voor hun tijd. Houd de eindredactie in eigen hand.

Veel schrijfplezier! En wil je de Checklist Feedback ontvangen die ik ontwikkelde voor beleidsschrijvers? Reageer dan via  het formulier onder aan deze tekst.