Zelden las ik zulke kristalheldere rapporten als bij het Bureau Ict Toetsing, het BIT. Het is een onafhankelijke organisatie die ict-projecten toetst en de regering daarover adviseert. Het zijn rapporten waar je als schrijftrainer blij van wordt. Maar heldere taal heeft een keerzijde. Met glasheldere teksten maak je niet altijd vrienden. Het BIT is in een Haags conflict beland en inmiddels leidingloos. Heldere teksten kunnen zakelijke verhoudingen onder druk zetten. Hoe ga je daar als beleidsschrijver mee om? Een rechte rug of de tekst wat verzachten? 

Door: Anja Gruteke, neerlandica en trainer taalbeheersing

Wat is het geval?

Uit een analyse van NRC blijkt dat de landelijke ICT-toezichthouder vijanden maakt met haar heldere rapporten. De organisatie is in conflict gekomen met de top van het ministerie van Binnenlandse Zaken. De positie van het BIT is in gevaar. Zo is een bureaumanager opgestapt, hoogleraar Cokky Hilhorst. Ook een van de leden van de Toezichtsraad BIT stapte op uit onvrede. Het BIT is inmiddels onderbemand en zonder leiding. Het BIT schrijft rapporten in duidelijke taal. Uit NRC, 4 september 2019:

“Nergens is de cultuurbotsing tussen ambtenaren en het BIT zó te zien als in de 53 rapporten die het BIT schreef. Die zijn van een helderheid die je zelden tegenkomt in Haagse stukken. Dreigt een project te mislukken, dan schrijft het BIT dat op. En is het beter maar helemaal te stoppen met een project, dan stáát dat er gewoon, zonder dubbelzinnige formuleringen die ruimte laten toch door te modderen.

De adviezen worden, zonder dat ambtenaren of bewindspersonen passages kunnen herschrijven naar de Tweede Kamer gestuurd. Anders gezegd: ict-projecten die ondanks tientallen miljoenen euro’s aan investeringen gedoemd zijn te mislukken, kunnen niet meer worden verstopt in omfloerst ambtelijk taalgebruik, zoals voorheen vaak gebeurde.”

Zijn de rapporten echt zo glashelder?

Ja. Met enkele vakgenoten analyseerden we teksten van het BIT. En we likten onze vingers erbij af. Niet vanwege de inhoud. Daar zijn de schrijvers, de experts, van. Als schrijftrainer kijk je naar de opbouw, de logica, de begrijpelijkheid, de formulering, de toon, de taal. Daar scoren de teksten een dikke tien. Ook @Japked zou tevreden zijn over de taal en de woordkeus. Een goed voorbeeld is het rapport van 8 mei 2019: Definitief BIT-advies Centralised Base Luchtverkeersleiding Nederland. 

 

Wat maakt dit BIT-rapport zo leesbaar?

Het BIT-rapport is geschreven in heldere en professionele taal, met een logische opbouw en een duidelijke conclusie en onderbouwing. Hieronder zie je de analyse op hoofdlijnen die Tekstfirma van dit rapport maakte.

  • De tekst heeft een inleiding die maakt dat de lezer snel een verwachting kan opbouwen van de tekst. Dat helpt de lezer namelijk sneller begrijpend te lezen. De inleiding bevat precies het antwoord op de vragen die je als lezer meestal hebt:
    • Waarom deze tekst?
    • Waar gaat het over?
    • Hoe is de tekst opgebouwd?

Inleiding

ContenU heeft het Bureau ICT-toetsing (BIT) verzocht een toets uit te voeren op het programma ‘Centralised Based Luchtverkeersleiding Nederland’ (hierna: CBLN). De opdrachtgever voor dit programma is de general manager regional unit van de Luchtverkeersleiding Nederland (LVNL). Hieronder vindt u een beschrijving van het programma. Daarna geven we de conclusie van de toets, onze analyse en adviezen. We concentreren ons hierbij op de belangrijkste risico’s van het programma.

De inleiding van het rapport

  • De conclusie springt er visueel uit: in een kader. Daar kun je als lezer snel naartoe springen. De meeste lezers willen graag eerst de conclusie lezen en dan de rest.
  • De conclusie is duidelijk en piramidaal opgebouwd. Dat wil zeggen dat het standpunt voorop staat. Daarna volgen twee argumenten en een advies:

Conclusie

De BIT-toets is uitgevoerd tussen oktober 2018 en januari 2019. De conclusie ervan luidt: Met een aanbesteding in maart 2019 en invoering in 2021 heeft CBLN een ambitieuze planning. Die ambitieuze planning leidt nu op onderdelen tot risico’s. Zo ontbreken een aantal voor de aanbesteding noodzakelijke eisen. Ook is er vooralsnog onvoldoende aandacht voor een aantal belangrijke onderdelen in de projectuitvoering. Wij adviseren LVNL om voorafgaand aan de aanbesteding de gestelde eisen aan het systeem volledig te maken. Verder adviseren wij LVNL om na de keuze voor de leverancier de aanpak op onderdelen aan te scherpen. Wij lichten deze conclusie hieronder toe.

De conclusie van het rapport

  • De tussenkopjes volgen de conclusie. Precies de twee argumenten uit de conclusie en het advies staan vervolgens in de tussenkopjes:

A. Aanbestedingseisen zijn niet compleet De set eisen om RTC goed te kunnen aanbesteden is nog niet compleet, terwijl de aanbesteding al bijna start. Zo is het aantal non-functionele eisen, bijvoorbeeld ten aanzien van gebruikersvriendelijkheid en performance, te beperkt. […]

B. CBLN heeft onvoldoende aandacht voor een aantal uitvoeringsonderdelen Wij zien op dit moment een aantal onderdelen in de uitvoering waar CBLN onvoldoende rekening mee houdt: […]

ADVIES: WEES ONDANKS DE TIJDSDRUK ZORGVULDIG Wij adviseren u om zorgvuldiger te zijn bij de uitvoering van CBLN op de volgende onderdelen:

  • De tussenkopjes zijn geformuleerd als krantenkopjes. Het zijn inhoudelijke kopjes. De lezer kan deze tekst daardoor snel tot zich nemen. Net als in de krant krijgt hij de hoofdzaken voorgeschoteld en hoeft er niet naar op zoek.
  • De tekst bevat verbindingswoorden. Als lezer ben je je er vaak niet van bewust, maar deze woorden zijn essentieel voor een goed begrip van de tekst. Lees de zinnen hieronder eens:

1. De jongen kan zich niet goed uiten. Zijn vriend heeft hem verlaten.

2. De jongen kan zich niet goed uiten, want zijn vriend heeft hem verlaten.

3. De jongen kan zich niet goed uiten, dus zijn vriend heeft hem verlaten.

4. Ten eerste kan de jongen zich niet goed uiten. Ten tweede heeft zijn vriend hem verlaten.

De verbindingswoorden ‘dus‘, ‘want‘, ‘ten eerste‘, ‘ten tweede‘ bepalen de betekenis van de zinnen hierboven. Bij 1. ontbreken verbindingswoorden. Daardoor is 1 niet eenduidig interpreteerbaar. De lezer gaat hier dus zelf invullen. Vaak gebeurt dat onbewust. De lezer denkt er een ‘maar’of een ‘want’ of een ‘dus’ bij, afhankelijk van de context. Een heldere tekst is een tekst die de kans dat de lezer gaat invullen zoveel mogelijk uitsluit. Zie je de verbindingswoorden hierboven in de conclusie? Ze vergroten het tekstbegrip.

  • De tekst is professioneel in woordkeuzes. Zo sta je al 1-0 voor bij de lezer als je met ‘U’ weet te beginnen. Je mag ook met ‘Ik’ of ‘Wij’beginnen, maar beginnen met ‘U’ is net iets zonniger. Je zet de ander centraal. Zo kun je in een mail zeggen:

“Hierbij stuur ik je de tekst.”

Of, charmanter:

“Hierbij ontvang je de tekst.”

Een ander voorbeeld van goede woordkeuze in het BIT-rapport is dat het ouderwetse ‘moeten’ en ‘dienen’ ontbreken. Het BIT kiest in haar rapport voor de actiegerichte adviesformulering:

  • Plan voldoende werkzaamheden en tijd in […].
  • Plan ruimte in om te leren van ervaringen met invoering van het RTC elders in Europa.
  • Maak expliciete contractuele afspraken met de leverancier.

En het rapport eindigt met een aardige bedankzin aan alle betrokkenen.

Dus, een rechte rug?

Een goede tekst schrijven is niet alleen een kwestie van vaardigheid. Tekstingrepen zoals hierboven kun je leren. Wat je als beleidsschrijver mee moet willen nemen, is politieke sensitiviteit en een rechte rug. Dat wil zeggen, als je de nadruk wilt leggen op de inhoud. Want dan kun je weerstand verwachten. Zeker als anderen last hebben van de conclusies van je rapport. Uit NRC:

“Medewerkers van het BIT merken die weerstand bijvoorbeeld als een kritisch rapport af is en ze een concept bespreken met betrokken ambtenaren. Soms zeggen die ambtenaren dat het BIT gelijk heeft, maar dat ze het iets ‘Haagser’ moeten opschrijven. De BIT-medewerkers begrijpen inmiddels wat dat betekent: de taal moet omfloerster. Maar zeker bij harde BIT-adviezen ontstaan harde botsingen. Een betrokkene zegt bij meerdere adviezen waar hij bij betrokken was boze ambtenaren tegenover zich gehad te hebben. Inhoudelijk zijn rapporten door die kritiek nooit wezenlijk aangepast, benadrukken betrokkenen. Wel werd de toon soms iets afgezwakt.”

Soms leg je de nadruk op de relatie en buigt de rug meer of minder. Dat gaat meestal ten koste van de inhoud. De tekst wordt in dat geval vager:

  • “Ik ben het er niet mee oneens.”
  • “Interessant. Daar gaan we ons over buigen.
  • “Wij menen dat het niet ondenkbaar is dat de uitvoering van de instructies niet leidt tot uitstel van de gewenste resultaten.”

Zoiets.

Jan Terlouw kiest voor de rechte rug. In zijn artikel Veiligheid in Vaagheid schreef hij:

Ruimte voor originaliteit

Originaliteit moet worden bevorderd, niet worden ontmoedigd. Dat betekent vooral dat een ambtenaar fouten moet mogen maken. Een correct maar onleesbaar stuk moet lager worden aangeslagen dan een helder stuk waar gaten in geschoten kunnen worden. Inderdaad, soms zijn er goede – politieke – redenen om de kool en de geit te sparen. Maar zeg dat dan! Onleesbare stukken krijgen meestal een nette begrafenis in een bureaula. Aan flarden geschoten stukken bevorderen het debat, en op de puinhopen verrijst soms iets moois.

Jan Terlouw
RVD Communicatiereeks
Platform 2006 Nummer 5

“Op de puinhopen verrijst soms iets moois.”

Of, rechte rug én zachte pen?

Dat het kan laat de Inspectie voor Gezondheidszorg en Jeugd zien in het rapport over het Ben Oude Nijhuis. De conclusie in dit rapport is glashelder:

Conclusie

De inspectie constateert dat de geboden zorg op het Ben Oude Nijhuis nog onvoldoende voldoet aan de getoetste normen. Ben Oude Nijhuis voldoet grotendeels niet aan zeven van de tien getoetste normen. Drie van de getoetste normen voldoen grotendeels wel.

Als gevolg van deze conclusie mocht de bestuurder van de instelling opdraven in onder meer Een Vandaag (9 september 2019) en Jinek (11 september 2019), zie Uitzending gemist. Want de bestuurder was een bekende Nederlander. Toch noemde de bestuurder het rapport onder meer een ‘liefdevol rapport’.  En dat komt omdat het rapport ook expliciet benoemt wat wel goed gaat in de instelling. En de inspectie benoemt concrete voorbeelden. Zoals:

Uit gesprekken blijkt dat Ben Oude Nijhuis goede en warme zorg wil leveren en dat bestuur, management en zorgverleners goede intenties hebben. In een (relatief korte) periode van anderhalf jaar sinds de start, heeft het Ben Oude Nijhuis een duidelijke missie en visie op persoonsgerichte zorg aan ouderen neergezet. Ook ziet en hoort de inspectie dat Ben Oude Nijhuis diverse ontwikkelingen in gang heeft gezet om de kwaliteit van zorg te verbeteren. Bijvoorbeeld het invoeren van het nieuwe ECD om het methodisch werken in de zorg te verbeteren.

Fragment uit inspectierapport

 

Die aandacht voor de situatie noem ik ‘contextgericht toetsen en rapporteren’. Die ruimte in het rapport voor context en voor wat wel goed gaat, geeft energie. Juist ook aan die lezers die de daadwerkelijke zorg verlenen. Dat zijn de zorgmedewerkers die de benen uit hun lijf lopen en die elke dag topprestaties leveren. Het rapport dient hier meerdere doelen én meerdere doelgroepen. En daar sluit deze schrijfstijl perfect op aan: kristalhelder in de conclusie, met ruimte in de tekst voor het grotere geheel en aandacht voor wat wel goed gaat.

Kortom, een raak rapport begint bij een analyse van je doel en je doelgroep. Een rapport is een afgeleide van het werk dat je doet, van de missie die je als organisatie hebt. Als je wordt ingehuurd om kostbare ict-projecten te toetsen op haalbaarheid, dan past daar een andere schrijfstijl bij. En dat doet het BIT goed.